Abschlagszahlungen gehören bei längeren Bauvorhaben zum üblichen Zahlungsablauf. Entscheidend ist, dass eine Zahlung nicht losgelöst vom tatsächlichen Baufortschritt betrachtet wird. Je klarer Leistungsstand, Nachweise und Freigabe geregelt sind, desto nachvollziehbarer bleibt der Zahlungsprozess für Auftraggeber und Auftragnehmer.
Zuerst müssen Auftraggeber und Bauunternehmen beziehungsweise Handwerksbetrieb einen Werk- oder Leistungsvertrag geschlossen haben. Darin sollten Leistungsumfang, Vergütung und gegebenenfalls Zahlungsstufen eindeutig beschrieben sein. Erst danach kann ein projektbezogener Fairpay-Treuhandauftrag abgeschlossen werden.
Vor Abschluss des Bauvertrags und des Treuhandauftrags muss bei Fairpay kein Geld überwiesen werden. Der Treuhandprozess beginnt erst für ein konkret vereinbartes Bauprojekt. Damit bleibt die Zahlungsabwicklung unmittelbar an den tatsächlichen Auftrag gekoppelt.
Eine Abschlagszahlung sollte sich auf einen klar abgrenzbaren Leistungsstand beziehen. Dazu können beispielsweise fertiggestellte Gewerke, definierte Bauabschnitte, Aufmaße, Rechnungsunterlagen, Fotodokumentationen oder andere vertraglich festgelegte Nachweise gehören. Entscheidend ist, dass die Beteiligten erkennen können, wofür die jeweilige Zahlung bestimmt ist.
Bei Unstimmigkeiten lässt sich anhand einer nachvollziehbaren Dokumentation besser prüfen, welche Leistung zum betreffenden Zeitpunkt ausgeführt war. Das erleichtert die sachliche Klärung und vermindert das Risiko, dass Zahlungsfragen allein aufgrund unterschiedlicher Erinnerungen oder Erwartungen bewertet werden.
Die Freigabe einer Zahlung erfolgt nach den im Vertrag beziehungsweise Treuhandauftrag bestimmten Bedingungen. Bei einer ordnungsgemäß ausgeführten und dokumentierten Leistung kann die entsprechende Zahlung freigegeben werden. Bestehen technische Zweifel, kann vor der Freigabe eine gesonderte Prüfung durch einen Sachverständigen erforderlich sein.
Zahlungsfreigabe nach Bauleistung · Treuhandauftrag für Bauprojekte · Treuhandservice für Handwerker und Auftraggeber
Ist der beschriebene Bauabschnitt tatsächlich erreicht und klar abgegrenzt?
Liegen Rechnung, Aufmaß, Fotos oder andere vereinbarte Nachweise vollständig vor?
Sind Restleistungen, Mängelhinweise oder offene Punkte der Stufe zugeordnet?
Hat die im Treuhandauftrag bestimmte Person die Voraussetzungen geprüft und freigegeben?
Das richtet sich nach dem Bauvertrag. Sinnvoll ist eine Zuordnung zu einem klar beschriebenen und nachweisbaren Leistungsstand.
Die Rollen werden im Vertrag und Treuhandauftrag festgelegt. Bei technischen Zweifeln kann ein Sachverständiger gesondert hinzugezogen werden.
Nein. Die Freigabe richtet sich nach den vereinbarten Bedingungen. Abweichungen und ihre Auswirkung auf die Zahlungsstufe sind zu dokumentieren.
Nein. Fairpay strukturiert den vereinbarten Zahlungsprozess. Bauleitung, technische Prüfung und rechtliche Beratung sind getrennte Aufgaben.